Exploatarea datelor în lupta împotriva fraudei de combustibil

Costurile fraudelor cu combustibil. Totul, de la exagerarea consumului înregistrat în scop profesional la tactici precum umplerea canistrelor pe lângă un vehicul de serviciu sau alimentarea unei mașini personale pe un card de companie sunt activități cunoscute și toate au un impact mare în ceea ce privește costurile companiei.

La nivel internațional, numai Shell indică o cifră de 4 milioane de dolari economisiți de echipa sa de detectare a fraudelor și, deși nu există cifre exacte pentru Marea Britanie, dat fiind că aproximativ 25-30% din costul de operare a unui vehicul este costul combustibilului, aplicarea acestei cifre unei operațiuni anume înseamnă că chiar și un procent mic de economii va avea un impact mare.

Așadar, deși acele flote de vehicule funcționale nu pot elimina niciodată complet comportamentul fraudulos, există o mulțime de metode de prevenire pe care flotele profesionale și gestionate inteligent le pot pune în aplicare.

De la hârtie și stilou la date digitale

În mod clar, există diferite niveluri de sisteme pe care ar putea să le pună în aplicare, dar la cel mai simplu nivel, îndepărtarea de un sistem bazat pe hârtie este esențială, potrivit Ashley Sowerby, director general al companiei experte în software Chevin Fleet Solutions.

„Procesele pe hârtie sunt predispuse la erori și sunt ineficiente. Oamenii pot avea scris de mână urât sau memorie slabă și pot minți cu privire la date”, spune el. „Hârtia pur și simplu nu este un mod profesionist de a înregistra informații.”

Cheia este a avea datele de măsurat în primul rând, iar industria flotelor este aproape unanimă în a crede că utilizarea unui card de combustibil, mai degrabă decât cererea decontării de către șoferii a consumului înregistrat în scop profesional prin cheltuieli, este un prim pas logic.

La cel mai de bază nivel, acest lucru permite managerului de flotă să restricționeze alimentările de combustibil la un vehicul alocat prin intermediul cardului (inclusiv cardul de combustibil propriu al Shell) fiind valabil doar pentru o anumită plăcuță de înmatriculare, precum și restricționarea prin locația geografică, anumite ore de operare, numărul de tranzacții pe zi și tipul de combustibil. Deci, dacă aveți o flotă exclusiv pe motorină, de exemplu, șoferii nu vor putea să-și completeze propriul card de benzină pe contul dvs. În plus, consumabilele cum ar fi uleiul sau chiar spălarea mașinii pot fi incluse sau excluse în funcție de necesitatea activității și a șoferului.

A măsura înseamnă a gestiona

Rapoartele lunare detaliate pe care le primiți cu un card de combustibil înseamnă, de asemenea, că flotele pot înțelege cheltuielile pe care fiecare șofer le efectuează, ceea ce înseamnă că anomaliile pot fi identificate ușor. „O flotă va obține nenumărate informații din asta, nu doar cheltuielile de combustibil, ci modul de utilizare a vehiculelor și comportamentul șoferului”, spune David Bushnell, managerul de produse pentru mobilitate al companiei de leasing Alphabet.

Alte beneficii includ niveluri sporite de securitate, majoritatea cardurilor de combustibil oferind acum tehnologia cip și pin și echipele dedicate fraudelor care monitorizează activitatea cardurilor și alertează clienții cu privire la orice comportament suspect. Lucrul cu unul dintre cardurile proprii ale companiilor de carduri de combustibil oferă, de asemenea, un alt strat, deoarece identificarea făptașilor este mai ușoară prin înregistrările CCTV din zona pompelor din stații.

Utilizați instrumente pentru a compara și a contrasta consumul de combustibil

Dar acest lucru nu rezolvă complet problema cererilor de decontare a consumului exagerat, care ar fi cel mai frecvent tip de fraudă legată de combustibil, potrivit expertului în managementul mobilității The Miles Consultancy. Deși directorul general Paul Hollick descrie cea mai mare parte a acesteia drept „nivel scăzut”, el spune că firma întâlnește în mod regulat persoane care par să-și considere cererile lunare de decont al consumului ca pe o formă de „al doilea venit”.

„Trucurile cum ar fi rotunjirea deplasărilor la cel mai apropiat multiplu de 10 mile costă colectiv flotele milioane de lire sterline pe an”, explică el. Deși nu este posibil să se calculeze o cifră exactă asupra totalului, el este sigur că fiecare companie plătește excesiv pentru combustibil și consum.

„Cu toate acestea, înșelăciunile pot fi practic oprite, prin aplicarea unor rapoarte de deplasare transparente împreună cu un proces de audit”, spune Hollick. „Prevenirea fraudei legate de consum se referă la două lucruri: transparență și intervenție.”

Utilizarea instrumentelor de date și software poate aduce o varietate de avantaje. „Este deosebit de valoros pentru o flotă să reunească datele privind consumul și datele privind combustibilul”, spune Hollick. „Pe lângă dezvăluirea consumului real de combustibil, a emisiilor de CO2 și a altor informații vitale de gestionare, este cel mai bun mod de a identifica cazurile probabile de furt de combustibil. S-ar putea să fie cineva care vinde copii clonate ale cardurilor de combustibil, un șofer care alimentează autoturismul partenerului lor sau perechea clasică de canistre din portbagaj."

Chevin’s Sowerby este de acord, explicând că software-ul de gestionare a flotei este acum suficient de sofisticat pentru a compara dimensiunea rezervorului vehiculului cu cantitatea de combustibil cumpărată de la pompă, pentru a semnaliza orice discrepanță care implică un comportament fraudulos.

Alte instrumente utile includ aplicațiile mobile și serviciile telematice. Există o mulțime de aplicații care pot înregistra călătoriile și locațiile de plecare și destinație cu ștampilă geografică cu ora și data, oferind posibilitatea de a compara cu ușurință cu consumul pretins și la un nivel mai complicat, serviciile telematice, cazuri în care în vehicule sunt amplasate dispozitive de urmărire pentru a înregistra locația și alte informații despre vehicul, pot arăta traseul complet parcurs de un șofer, împreună cu avantajul suplimentar de a transmite citirea contorului către sistem, astfel încât șoferii nu pot să se abată de la afișajul real al kilometrajului vehiculului.

„Prevenirea fraudei este într-adevăr doar începutul a ceea ce puteți face cu date de kilometraj de înaltă calitate”, conchide Hollick de la TMC. „Informațiile privind kilometrajul sunt fundamentul practic al oricărui aspect al gestionării flotei, de la înțelegerea costului total real al mobilității la reducerea riscurilor și planificarea strategiilor de succes pentru viitor.”

Servicii rutiere

Siguranța este atributul cheie al cardului dvs. de carburant Shell. Din această cauză, folosim soluții ușor aplicabile pentru monitorizarea utilizării și pentru alerte, având totodată și echipe separate pentru monitorizarea abuzurilor. Astfel, pe lângă comoditatea utilizării lor, cardurile de carburant vă oferă și liniștea siguranței.

Aflați mai multe despre serviciile rutiere

Mai multe despre flota comercială

Mașini autonome – viitorul automobilismului

Asigurați-vă că șoferii dvs. dorm cât au nevoie pentru propria lor siguranță și bunăstare, precum și pentru siguranța celor din jur.

Motivul pentru care tehnologia digitală este viitorul flotei dvs.

Nu rămâneți pe banda unu. Asigurați-vă afacerea pentru viitor cu aceste tehnologii care să vă ducă în următorul deceniu.