Angajat sau fost angajat sau furnizor Shell, sau persoană în întreținerea acestora

La ce se referă această notificare de confidențialitate?

Fiecare persoană din cadrul Grupului de companii Shell („Shell” sau „noi”) răspunde de protejarea datelor cu caracter personal ale celorlalți precum și cele ale clienților, partenerilor de afaceri și furnizorilor.

Prezenta Notificare de confidențialitate oferă informații despre datele cu caracter personal procesate de Shell cu privire la persoanele care sunt sau au fost angajați, stagiari sau furnizori individuali, precum și persoanele în întreținerea angajaților Shell („Personalul Shell”). Pentru membrii Personalului Shell care sunt și clienți retail sau utilizatori ai unei aplicații sau website Shell în orice calitate în afara aceleia de Personal Shell, consultați notificarea de confidențialitate relevantă la Motorists – Single Sign On (Conducători auto – Conectare unică). Pentru persoanele care solicită să lucreze la Shell sau care participă la un eveniment de recrutare sau parcurg o evaluare efectuată de Shell, consultați Privacy Notice – Recruitment (Notificare de confidențialitate – Recrutare).

Prezenta Notificare de confidențialitate este valabilă întotdeauna în condițiile legislației locale aplicabile.

Prezenta Notificare de confidențialitate explică ce date cu caracter personal sunt prelucrate, în ce scopuri, cât timp păstrăm datele cu caracter personal, cum să vă accesați și actualizați datele cu caracter personal și unde să vă adresați pentru informații suplimentare.

În afară de prezenta Notificare de confidențialitate, alte notificări de confidențialitate explică modul în care procesăm datele cu caracter personal în legătură cu procese specifice de resurse umane (cum ar fi programele Open Resourcing, OneHealth IT și International Mobility), iar notele de confidențialitate locale din în țările în care activăm reflectă practicile și cerințele legale locale.

Ce date cu caracter personal prelucrăm?

Procesăm date cu caracter personal necesare pentru gestionarea relației de muncă, pentru angajarea furnizorilor și stagiarilor și pentru a oferi beneficii pentru anumite persoane aflate în îngrijirea angajaților Shell.

Aceste date includ informații de contact la locuința personală, data nașterii, starea civilă, informații cu privire la salarizare și conturi bancare, informații privind salariul și beneficiile, inclusiv informații despre beneficiar, contacte în caz de urgență, informații despre performanțele de muncă și alte informații necesare pentru gestionarea relației de muncă, pentru angajarea furnizorilor și pentru furnizarea de beneficii anumitor persoane aflate în îngrijirea angajaților Shell (cum ar fi acele persoane care însoțesc un angajat Shell pe durata unei misiuni în străinătate).

Date cu caracter personal sensibile

De asemenea, procesăm anumite categorii speciale de date cu caracter personal („date cu caracter personal sensibile”) cum ar fi date referitoare la sănătatea persoanei, originea etnică sau rasială, credințele religioase sau filozofice, opiniile politice și calitatea de membru de sindicat, numai în cazurile în care este necesar în scopul conformității cu legile referitoare la relațiile de muncă și asigurări sociale, în scopul furnizării de recomandări și asistență de medicina muncii, în scopul protejării intereselor vitale ale persoanei (de exemplu în caz de urgență), în cazurile în care sunt necesare pentru motive de sănătate publică sau în cazurile în care persoana a acordat consimțământul explicit.

În ce scop prelucrăm datele dvs. cu caracter personal?

Putem procesa datele dvs. cu caracter personal în următoarele situații:

pentru a satisface obligațiile de conformitate cu legile și reglementările locale;
în interes legitim de afaceri (de exemplu gestionarea performanței pentru a ne asigura că avem personal calificat și competent pentru sănătate, siguranță și securitate, pentru a ne asigura că numai personalul autorizat poate accesa anumite locații sau dotări); sau
în cazul în care am primit consimțământul dvs. explicit.

Rețineți că, în general, Shell nu solicită și nu se bazează pe consimțământul angajaților Shell pentru procesarea datelor cu caracter personal. Totuși, există împrejurări limitate în care consimțământul este obligatoriu, de exemplu în cazurile impuse de legislația locală, inclusiv cea referitoare la procesarea datelor cu caracter personal sensibile.

Datele cu caracter personal solicitate de la Personalul Shell sunt date minime necesare pentru îndeplinirea cerințelor legale și contractuale, și pentru a oferi ocazia de a participa la diverse programe sau pentru a oferi un beneficiu. Nefurnizarea informațiilor solicitate poate afecta în mod negativ posibilitatea de a rămâne într-o relație de angajare, stagiu sau angajare în calitate de furnizor sau de a participa la un program sau de a primi un beneficiu.

În situațiile în care prelucrarea datelor se efectuează pe baza consimțământului și sub rezerva prevederilor contrare ale legislației locale în vigoare, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment. Acest lucru nu va afecta valabilitatea prelucrării anterior retragerii consimțământului. Retragerea consimțământului poate afecta posibilitatea de a rămâne angajat, de a participa la un program sau de a primi un beneficiu.

Monitorizare

Toate activitățile desfășurate pe echipamentele IT ale Shell și/sau pe durata conectării la rețeaua IT Shell pot fi monitorizate în scopuri legitime de afaceri. Pentru informații suplimentare consultați normele de utilizare în scop personal http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Tot personalul Shell primește o legitimație de acces care permite societății Shell să înregistreze data, ora și punctul de acces al persoanelor în cadrul spațiilor și proprietăților societății Shell. Datele de la sistemele de acces și securitate sunt folosite în următoarele scopuri:

în scopuri de sănătate, siguranță și securitate, în mod specific pentru protejarea bunurilor, personalului și vizitatorilor în spațiile societății Shell.
pentru conformitatea cu cerințele legale și de reglementare, în mod specific în cazurile în care există o cerință legală de a furniza informații guvernului/autorității de reglementare;
pentru a monitoriza (per total) numărul de persoane care intră și lucrează într-un spațiu al societății Shell în scopul planificării resurselor umane și a proprietăților imobiliare; și
numai în cazul furnizorilor (și nu al angajaților Shell), data și ora intrării și ieșirii din spațiile societății Shell sunt folosite în scopul gestionării și controlului financiar.

Majoritatea spațiilor și proprietăților noastre sunt echipate cu camere de supraveghere (CCTV). Camerele de supraveghere vor fi identificate acolo unde sunt folosite. Camerele de supraveghere sunt folosite în scopuri de sănătate, siguranță și securitate, în mod specific pentru protejarea bunurilor, personalului și vizitatorilor în spațiile societății Shell. Toate imaginile sunt șterse cu regularitate, cu excepția cazului în care s-a produs un incident de sănătate, siguranță sau securitate, activități ilegale suspectate sau reale, iar în aceste cazuri imaginile pot fi vizionate de către echipele de investigații interne ale societății Shell și de persoane din afară, în cazul în care acest lucru este impus sau permis de autoritățile de impunere a legii sau de alte autorități guvernamentale.

Selecție

Pentru a respecta obligațiile legale și de reglementare, pentru a proteja bunurile și angajații/furnizorii Shell și, în special, pentru a asigura capacitatea Shell de a se conforma legislației și altor cerințe de reglementare privind controlul comerțului, prevenirea acțiunilor de spălare de bani și/sau mită și corupție, efectuăm verificări periodice ale tuturor angajaților și furnizorilor. Verificarea are loc pe listele disponibile în mod public sau pe cele emise de către guvern, folosind informațiile despre dvs. deținute de Shell (de exemplu din Registrul conflictelor de interese – consultați acest link pentru mai multe informații). Datele personale colectate prin aceste verificări nu vor avea ca urmare o decizie automată privind adecvarea pentru continuarea relației de muncă, stagiu sau angajare în calitate de furnizor.

Cine răspunde de toate datele cu caracter personal colectate?

Shell International BV, împreună cu societatea angajatoare (sau în cazul persoanelor aflate în îngrijire, societatea angajatoare a angajatului Shell), fie în nume propriu, fie solidar cu afiliatele sale din cadrul grupului de companii Shell.

În cazul furnizorilor individuali, societatea din cadrul Grupului Shell care a contractat serviciile dvs. în nume propriu sau în solidar cu afiliatele sale din cadrul grupului de companii Shell și compania/agenția contractoare/angajatoare externă.

Cu cine vom partaja datele cu caracter personal?

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopurile menționate mai sus (sau pentru un scop secundar, dacă acesta are o strânsă legătură, ca de exemplu stocarea datelor) și vor fi partajate numai pe baza unei stricte nevoi de a cunoaște:

Alte societăți din cadrul grupului de companii Shell, inclusiv cele din afara locației dvs. și a Spațiului Economic European („SEE”);
Agenți autorizați ai terților, furnizorilor de servicii și/sau subcontractanților societății Shell; și
O autoritate publică competentă, agenție guvernamentală, fiscală sau de reglementare, dacă este necesară îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare căreia îi este supusă/sunt supuse compania/companiile Shell corespunzătoare sau conform legislației locale în vigoare.

Transferuri de date cu caracter personal

În situațiile în care datele cu caracter personal sunt transferate către companii din cadrul grupului Shell și/sau către furnizori terți de agenți de servicii și/sau furnizori secundari din afara locației dvs. (inclusiv din afara Spațiului Economic European), luăm măsuri organizaționale, contractuale și legale pentru a ne asigura că datele cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopurile menționate mai sus și că au fost implementate niveluri adecvate de protecție în vederea protejării acestor date. Aceste măsuri includ Reguli corporative cu caracter obligatoriu pentru transferuri în cadrul grupului Shell și mecanisme de transfer aprobate de către Comisia Europeană pentru transferuri către terți din țări considerate ca neavând capacitatea de a furniza un nivel optim de protecție a datelor, precum și orice alte cerințe legale locale suplimentare. Puteți solicita o copie a acestora contactând privacy-office-SI@shell.com.

Securitatea datelor dvs. cu caracter personal

Având în vedere natura Grupului Shell, datele dvs. cu caracter personal sau cele ale persoanelor aflate în îngrijirea dvs. pot fi transferate în țări aflate în afara locației dvs. În cazul acesta, luăm măsuri să asigurăm protejarea în continuare a drepturilor de confidențialitate ale dvs. și ale persoanelor aflate în îngrijirea dvs. în conformitate cu Regulamentul obligatoriu al societății Shell și cu legislația aplicabilă.

Am implementat tehnologie și politici cu scopul de a vă proteja confidențialitatea împotriva accesului neautorizat și a utilizării necorespunzătoare și vom actualiza aceste măsuri pe măsură ce devin disponibile noi tehnologii, după caz.

Cât timp păstrați datele cu caracter personal?

Toate informațiile, inclusiv cele cu caracter personal, sunt gestionate în conformitate cu standardele Grupului Shell privind Gestionarea informațiilor și evidențelor și sunt șterse ireversibil odată ce nu mai sunt necesare în scopuri legitime de afaceri sau în scopuri legale/de reglementare.

Cu unele excepții necesare pentru conformitatea cerințelor legale locale:

informațiile din dosarul de personal sunt reținute timp de maximum 10 ani după încetarea contractului de muncă;
informațiile referitoare la beneficiile de pensionare sunt reținute timp de maximum 99 ani de la semnarea contractului de muncă;
datele cu caracter personal colectate ca parte a verificării pe listele publice sau emise de către autorități de persoane care fac obiectul unor sancțiuni și surselor media, se vor păstra timp de maximum 15 ani de la data colectării.
numele, datele, orele și punctele de acces pentru toate persoanele ce intră în spațiile Shell sunt reținute timp de 3 ani de la fiecare acces;
în cazul în care o persoană a fost concediată sau i s-a reziliat contractul din cauza unui abuz grav, inclusiv încălcarea Regulamentului Shell pentru Salvarea Vieții sau încălcarea Codului de Etică Shell, aceste informații vor fi reținute timp de 30 de ani după reziliere.

În toate situațiile, informațiile pot fi păstrate pentru a) o perioadă mai lungă de timp, dacă există un temei de natură legală sau de reglementare (situație în care vor fi șterse imediat ce nu mai sunt necesare pentru respectivul motiv) sau b) o perioadă mai scurtă de timp, dacă există obiecții individuale cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și dacă nu mai există un scop legitim pentru păstrarea acestora.

Aici puteți găsi mai multe informații cu privire la gestionarea Evidențelor Grupului Shell, inclusiv variațiile locale:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Cum îmi pot accesa datele cu caracter personal?

Avem în vedere să menținem informațiile referitoare la dvs. cât mai precise. Vă puteți accesa datele cu caracter personal, puteți solicita corectarea sau ștergerea acestora (dar numai în situațiile în care acestea nu mai sunt necesare pentru un scop legitim de afaceri) și puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. Pentru persoanele care au acces la HR Online vă puteți accesa datele cu caracter personal prin:

https://hronline.shell.com/

Ca alternativă, contactați consilierul local de resurse umane. Dacă sunteți furnizor, trebuie să vorbiți cu societatea/agenția externă de contractare/recrutare.

Pe cine pot contacta pentru informații suplimentare?

Puteți găsi informații suplimentare pe pagina de Confidențialitate a datelor:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Dacă întâmpinați orice fel de dificultăți sau dacă aveți întrebări sau reclamații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la Privacy-Office-SI@shell.com sau să contactați responsabilul pentru confidențialitate al grupului Shell la Shell International B.V. Haga, Olanda – Registrul Comerțului, Nr. 27155369 Corespondență: PO Box 162, 2501 AN, Haga.

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care datele dvs. cu caracter personal sunt gestionate de către Shell, aveți dreptul de a depune o plângere la propria dvs. autoritate pentru protecția datelor sau la Autoritatea olandeză pentru protecția datelor, la adresa Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haga, Olanda. Vizitați https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en pentru informații suplimentare.

Consultați notificările de confidențialitate locale pentru detalii despre responsabilul local cu protecția datelor (dacă există) și, de asemenea, pentru detaliile despre autoritatea locală pentru confidențialitate datelor. Ca alternativă, vă vom oferi datele de contact, dacă este posibil, imediat după transmiterea cererii la Privacy-Office-SI@shell.com.