Notificare de confidențialitate – Angajați, contractori și persoane aflate în întreținere

Această înștiințare stabilește ce date cu caracter personal colectăm, în ce scopuri și drepturi în acest sens.

La ce se referă această notificare de confidențialitate?

Fiecare persoană din cadrul Grupului de societăți Shell („Shell” sau „noi”) răspunde de protejarea datelor cu caracter personal ale celorlalți precum și cele ale clienților, partenerilor de afaceri și furnizorilor.

Prezenta Notificare de confidențialitate oferă informații despre datele cu caracter personal prelucrate de Shell cu privire la persoanele care sunt sau au fost angajați, interni sau contractori, precum și cu privire la persoanele aflate în întreținerea angajaților Shell („Personalul Shell”). Pe lângă această Notificare de confidențialitate, notificările personalizate și notele de informare suplimentare pot conține informații în plus despre modul în care Shell prelucrează datele dvs. cu caracter personal în legătură cu procesele specifice de resurse umane (precum programele Open Resourcing, OneHealth IT și International Mobility). În aceste cazuri, astfel de note de informare vă vor fi comunicate separat.

Această Notificare de confidențialitate explică ce date cu caracter personal prelucrăm cu privire la dvs., de ce le prelucrăm și în ce scopuri, cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal, cum să vă accesați și actualizați datele cu caracter personal, precum și opțiunile pe care le aveți în legătură cu datele dvs. cu caracter personal și unde să vă adresați pentru informații suplimentare.

Categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră.

Ce date cu caracter personal prelucrăm?

Prelucrăm date cu caracter personal necesare pentru gestionarea relației de muncă, pentru angajarea contractorilor și internilor și pentru a oferi beneficii pentru anumite persoane aflate în înțreținerea angajaților Shell.

Aceste date includ informații de contact referitoare la domiciliu, data nașterii, starea civilă, informații cu privire la salarizare și conturi bancare, informații privind salariul și beneficiile, inclusiv informații despre beneficiar, contacte în caz de urgență, informații despre performanța la locul de muncă, informații în vederea verificării dreptului de a lucra în țara/țările în care se desfășoară activitatea, precum și alte informații necesare pentru gestionarea relației de muncă, pentru angajarea contractorilor și pentru furnizarea de beneficii anumitor persoane aflate în înțreținerea angajaților Shell (cum ar fi acele persoane care însoțesc un angajat Shell pe durata unei misiuni în străinătate).

Date sensibile

De asemenea, prelucrăm anumite categorii speciale de date cu caracter personal („date sensibile”) cum ar fi date referitoare la sănătatea persoanei, originea etnică sau rasială, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice, orientarea sexuală, opiniile politice și calitatea de membru de sindicat. Prelucrăm aceste date cu caracter personal numai dacă este necesar în scopul conformării cu legislația în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, în scopul furnizării de recomandări și asistență de medicina muncii, în scopul protejării intereselor vitale ale persoanei (de exemplu în caz de urgență), în cazurile în care sunt necesare pentru motive de sănătate publică sau în cazurile în care persoana și-a acordat consimțământul în mod explicit.

În plus, datele cu caracter personal referitoare la cazierul judiciar sau procedurile judiciare pot fi prelucrate numai în scopul asigurării respectării obligațiilor legale și de reglementare și / sau în măsura permisă sau cerută de legislația locală.

Vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal numai în cazul în care avem o bază legală pentru a face acest lucru.

De ce prelucrăm datele dvs. cu caracter personal?

Putem prelucra datele dvs. cu caracter personal în următoarele situații:

• pentru a ne conforma legilor și reglementărilor locale;
• pentru atingerea interesului legitim comercial (de exemplu gestionarea performanței, pentru a ne asigura că avem personal calificat și competent sau pentru sănătate, siguranță și securitate, pentru a ne asigura că numai personalul autorizat poate accesa anumite locații sau dotări, pentru litigii și apărarea unor drepturi în instanță); sau
• în cazul în care am primit consimțământul dvs. explicit.

Rețineți că, în general, Shell nu solicită și nu se bazează pe consimțământul Personalului Shell pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. Totuși, există împrejurări limitate în care consimțământul este solicitat, de exemplu în cazurile impuse de legislația locală. Datele cu caracter personal solicitate de la Personalul Shell reprezintă acele date minime necesare pentru îndeplinirea cerințelor legale și/sau contractuale și pentru a oferi oportunitatea de a participa la diverse programe sau pentru a oferi un beneficiu. Nefurnizarea informațiilor solicitate poate afecta în mod negativ posibilitatea de a rămâne într-o relație de muncă, stagiu sau angajare în calitate de contractor sau de a participa la un program sau de a primi un beneficiu.

În acele situații în care prelucrarea datelor se efectuează pe baza consimțământului și sub rezerva prevederilor contrare ale legislației locale aplicabile, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment. Acest lucru nu va afecta valabilitatea prelucrării efectuate anterior retragerii consimțământului. Retragerea consimțământului poate afecta posibilitatea de a rămâne angajat, de a participa la un program sau de a primi un beneficiu.

Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal.

În ce scopuri vă prelucrăm datele dvs. cu caracter personal?

Vă prelucrăm datele cu caracter personal vizate de această Notificare de confidențialitate în următoarele scopuri:

• Resurse umane, managementul personalului, executarea proceselor de afaceri, management intern, raportarea către management, analiză și dezvoltare organizațională - inclusiv planificare bugetară, financiară și organizațională, administrare, compensare, gestionare a performanței;
• Sănătate, siguranță și securitate - inclusiv protecția vieții sau sănătății Personalului Shell, sănătatea și securitatea la locul de muncă, protecția activelor Shell, autentificarea statusului Personalului Shell și a drepturilor de acces; sau
• Conformarea legală și / sau respectarea reglementărilor - inclusiv respectarea cerințelor legale sau de reglementare.

De asemenea, putem prelucra datele dvs. cu caracter personal pentru un scop secundar, în cazul în care acesta este strâns legat de celelalte, cum ar fi:

• stocarea, ștergerea sau anonimizarea datelor dvs. cu caracter personal;
• prevenirea fraudei, audituri, investigații, soluționarea litigiilor sau în scopuri de asigurare, litigii și apărarea unor drepturi în instanță; sau
• cercetări statistice, istorice sau științifice.

Monitorizare

Toate activitățile desfășurate pe echipamentele IT ale Shell și/sau pe durata conectării la rețeaua IT Shell pot fi monitorizate în scopuri legitime de afaceri.

Tot Personalul Shell primește o legitimație de acces care permite Shell să înregistreze data, ora și punctul de acces al persoanelor în cadrul spațiilor și proprietăților Shell. Datele de la sistemele de acces și securitate sunt folosite în următoarele scopuri:

• în scopuri de sănătate, siguranță și securitate, prevenirea fraudelor și în mod specific pentru protejarea bunurilor, Personalului Shell și vizitatorilor în spațiile Shell;
• pentru conformarea cu cerințele legale și de reglementare, în mod specific în cazurile în care există o cerință legală de a furniza informații guvernului/unei autorități de reglementare;
• pentru a monitoriza (în mod agregat) numărul de persoane care intră și lucrează într-un spațiu al societății Shell în scopul planificării resurselor umane și a proprietăților imobiliare; și
• în cazul contractorilor (nu și al angajaților Shell), data și ora intrării și ieșirii din spațiile societății Shell sunt folosite în scopul gestionării și controlului financiar.

Majoritatea spațiilor și proprietăților noastre sunt echipate cu camere de supraveghere (CCTV). Când se utilizează camerele de supraveghere acestea vor fi semnalizate. Camerele de supraveghere sunt folosite în scopuri de sănătate, siguranță și securitate, în mod specific pentru protejarea bunurilor, a Personalului Shell și a vizitatorilor în spațiile Shell. Toate imaginile sunt șterse în cel mult 30 de zile de la înregistrare, cu excepția cazului în care s-au produs incidente care vizează sănătatea, siguranța sau securitatea la locul de muncă, activități ilegale suspectate sau reale, caz în care imaginile pot fi vizionate de către echipele de investigații interne ale Shell și de persoane din afară, în cazul în care acest lucru este impus sau permis de autoritățile responsabile cu aplicarea legii sau de alte autorități guvernamentale.

Verificări

Pentru a respecta obligațiile legale și de reglementare, pentru a proteja bunurile și angajații/contractorii Shell și, în special, pentru a asigura că Shell se poate conforma legislației comerciale, de combatere a spălării banilor și/sau combatere a corupției și altor cerințe de reglementare, efectuăm verificări periodice ale tuturor angajaților și contractorilor. Verificarea are loc pe listele disponibile în mod public sau pe cele emise de către guvern cu privire la sancțiuni, prin compararea cu informațiile deținute de Shell despre dvs. (de exemplu din Registrul conflictelor de interese – consultați acest link pentru mai multe informații).

Datele cu caracter personal colectate prin aceste verificări nu implică crearea de profiluri sau un proces decizional automatizat cu privire la compatibilitatea în vederea continuării relației de muncă, stagiului sau angajării în calitate de contractor.

Cine răspunde de toate datele cu caracter personal colectate?

Shell ROMANIA S.R.L. (Str. George Constantinescu, nr. 4B și 2-4, Clădirea A, etajul 7, biroul 727, Sector 2, București, cod postal 020337, număr de înregistrare: J40/3221/2021) este responsabilă pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal (inclusiv pentru datele persoanelor aflate în întreținere) împreună cu alte societăți afiliate din grupul de societăți Shell.

În cazul contractorilor, va fi responsabilă societatea din cadrul Grupului Shell care a contractat serviciile dvs. în nume propriu sau împreună cu societățile afiliate din cadrul grupului de societăți Shell și entitatea cu care ați contractat/care v-a angajat.

Cu cine partajăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Cu cine vom partaja datele cu caracter personal?

Datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopurile menționate mai sus și vor fi transmise numai dacă există nevoia de a cunoaște aceste date, către următoarele entități:

• Alte societăți din cadrul grupului de societăți, inclusiv cele din afara locației dvs.;
• Entități terțe autorizate, furnizori de servicii și/sau subcontractanți ai Shell; și
• O autoritate publică competentă, agenție guvernamentală, fiscală sau de reglementare, dacă este necesar pentru îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare căreia îi este supusă/sunt supuse societatea/societățile Shell în cauză sau conform legislației locale în vigoare; sau
• Orice persoană către care Shell intenționează să transfere drepturile sau obligațiile sale.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în afara țării dumneavoastră, sub rezerva unor garanții adecvate.

Transferuri de date cu caracter personal

În situațiile în care datele cu caracter personal sunt transferate către societăți din cadrul grupului Shell și/sau către părți terțe autorizate din afara țării dvs., luăm toate măsurile organizaționale, contractuale și legale pentru a ne asigura că datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate exclusiv în scopurile menționate mai sus și că au fost implementate niveluri adecvate de protecție în vederea protejării lor. Printre aceste măsuri se numără Regulile Corporatiste Obligatorii pentru transferuri în cadrul grupului Shell și mecanisme de transfer aprobate de către Comisia Europeană pentru transferuri către țări terțe, precum și orice alte cerințe legale locale suplimentare. Găsiți o copie a Regulilor Corporatiste Obligatorii Shell la www.shell.com.ro/privacy.html sau contactând privacy-office-SI@shell.com.

Shell se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal.

Securitatea datelor dvs. cu caracter personal

Am implementat tehnologii și politici cu scopul de a vă proteja confidențialitatea împotriva accesului neautorizat și a utilizării necorespunzătoare și vom actualiza aceste măsuri pe măsură ce devin disponibile noi tehnologii, după caz.

Shell deține datele dumneavoastră cu caracter personal numai pentru o perioadă definită de timp

Cât timp păstrăm datele cu caracter personal?

Toate informațiile, inclusiv cele cu caracter personal, sunt gestionate în conformitate cu standardele Grupului Shell privind Gestionarea Informațiilor și Evidențelor și sunt șterse în condiții de siguranță odată ce nu mai sunt necesare în scopuri legitime de afaceri sau în scopuri legale/de reglementare.

Cu unele excepții necesare pentru conformarea cu cerințele legale locale:

• informațiile din dosarul de personal sunt reținute timp de 75 de ani de la întocmirea dosarului personal;
• informațiile referitoare la pensii sunt reținute timp de maximum 99 ani începerea relației de muncă;
• orice date cu caracter personal colectate ca parte a verificării pe listele publice sau emise de către autorități referitoare la persoanele care fac obiectul unor sancțiuni și a surselor media, se vor păstra timp de maximum 15 ani de la data colectării;
• numele, datele, orele și punctele de acces pentru toate persoanele ce intră în spațiile Shell sunt reținute timp de 3 ani de la fiecare acces;
• în cazul în care o persoană a fost concediată sau i s-a reziliat contractul din cauza unui abuz grav, inclusiv încălcarea Regulamentului Shell pentru Salvarea Vieții sau încălcarea Codului de Etică Shell, aceste informații vor fi reținute timp de 30 de ani de la încetarea contractului.

În toate situațiile, informațiile pot fi păstrate pentru a) o perioadă mai lungă de timp, dacă există un temei legal sau o reglementare în acest sens (situație în care vor fi șterse imediat ce nu mai sunt necesare pentru respectivul motiv) sau b) o perioadă mai scurtă de timp, dacă vă opuneți cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și dacă nu mai există un scop legitim comercial pentru păstrarea acestora.

Drepturile dumneavoastră și modul de exercitare a acestora.

Drepturile dvs. în legătură cu datele dvs. cu caracter personal

Dorim ca informațiile păstrate despre dvs. să fie cât mai exacte posibil. Puteți solicita:

• acces la datele dvs. cu caracter personal;
• corectarea sau ștergerea datelor dvs. cu caracter personal (dar numai dacă nu mai sunt necesare pentru un scop comercial legitim);
• restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal; și / sau
• să primiți date dvs. cu caracter personal pe care le-ați furnizat către Shell, într-o formă digitală structurată pentru a fi transmise unei alte părți, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

Pentru acele persoane care au acces în HR Online, puteți să vă accesați datele cu caracter personal la https://hronline.shell.com/.

Alternativ, vă rugăm să contacțați consultantul dvs. local de resurse umane. Dacă sunteți contractor, vă recomandăm să contactați entitatea cu care ați contractat/care v-a angajat. În cazul foștilor angajați sau persoanelor aflate în întreținere, vă rugăm să transmiteți un e-mail la privacy-office-SI@shell.com.

Pe cine puteți contacta dacă aveți vreo întrebare, îngrijorare sau reclamație cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal?

Dacă aveți probleme, întrebări sau reclamații cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să contactați consilierul dvs. de resurse umane sau, alternativ, puteți contacta Privacy-Office-SI@shell.com.

Puteți de asemenea să contactați Responsabilul pentru Confidențialitate din cadrul grupului Shell la Shell International B.V. Haga, Olanda – Registrul Comerțului, Nr. 27155369, Căsuta de Corespondență 162, 2501 AN, Haga.

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care datele dvs. cu caracter personal sunt gestionate de către Shell, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336 Bucuresti, Romania sau la Autoritatea olandeză pentru protecția datelor, la adresa Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haga, Olanda.

Vă rugăm să consultați https://www.dataprotection.ro/index.jsp?lang=en&page=home sau https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en pentru informații suplimentare.

Puteți depune o cerere și la o instanță competentă, de la adresa dvs. de domiciliu sau de sediul social al Shell.

Această notificare/înștiințare privind confidențialitatea este actualizată în timp.

Modificări aduse acestei Notificări de confidențialitate

Această Notificare de confidențialitate poate fi modificată în timp. Vă recomandăm să consultați periodic această Notificare de confidențialitate pentru eventuale modificări.

Această Notificare de confidențialitate se aplică începând cu 1 martie 2021.